Persiapan Administratif untuk Menunjang Kegiatan Ekspor

Persiapan Administratif untuk Menunjang Kegiatan Ekspor

Pada dasarnya, yang dimaksud dengan persiapan administratif adalah persiapan berbagai peralatan kantor untuk melakukan komunikasi, khususnya korespondensi, baik dengan pemasok maupun calon pembeli di mancanegara. Oleh karena itu, persiapan administratif sangat penting diperhatikan (Putra, 2017: 71).

Sebab, sebagaimana diketahui bahwa suatu perusahaan pasti mempunyai peralatan dan perlengkapan untuk menunjang semua hal di perusahaan tersebut. Maka dari itu, persiapan administratif ibarat lauk-pauk saat makan.

Dengan kata lain, persiapan ini merupakan persiapan utama dan urgen yang harus dilakukan. Menurut data yang ada, sekitar 80% transaksi perdagangan ekspor-impor dilakukan melalui korespondensi, sedangkan 20% sisanya dilakukan dengan negosiasi tatap muka yang akhirnya juga dikonfirmasikan dalam bentuk korespondensi.

Oleh sebab itu, sangat bisa dipahami jika persiapan administratif mutlak diperlukan dalam kegiatan ekspor. Adapun berbagai peralatan kantor yang diperlukan untuk menunjang kegiatan ekspor adalah sebagai berikut:

1. Letter Head yang Menarik dan Informatif

Letter head dibutuhkan untuk lebih mengenalkan perusahaan kepada calon pembeli di mancanegara. Dalam banyak hal, eksportir belum mengenal calon pembelinya dengan baik. Begitu pula dengan importir yang sering kali tidak mengenal calon pemasok secara mendalam.

Intinya, antara eksportir dan importir belum begitu mengenal bonafiditas masing-masing. Pada tahap awal, mereka hanya mengenal letter head atau kop surat masing-masing. Oleh karenanya, dalam korespondensi, sebaiknya Anda menggunakan letter head yang menarik dengan nama perusahaan yang mudah diingat.

Sebab, letter head akan menjadi "etalase" bagi bonafiditas perusahaan Anda. Letter head yang indah dan menarik, serta mengandung informasi awal mengenai perusahaan Anda, misalnya tentang nama bankers perusahaan Anda, nomor izin usaha, nomor telepon, faksimile, kotak pos, dan trade marks perusahaan, akan memberikan kesan yang baik tentang keberadaan perusahaan Anda.

Citra yang baik ini akan menimbulkan kepercayaan awal pada bonafiditas perusahaan. Kepercayaan sangat penting karena merupakan modal utama yang akan menjamin kesuksesan Anda dalam kegiatan ekspor-impor.

2. Mesin Ketik Model Mutakhir dan Personal Computer

Sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya, korespondensi dalam kegiatan ekspor memegang peranan yang sangat penting (urgen). Agar bisa melakukan korespondensi dengan baik, salah satu alat yang diperlukan adalah personal computer untuk berbagai keperluan menulis surat dalam kegiatan ekspor-impor.

Perlu Anda ketahui, personal computer tidak hanya dapat dimanfaatkan untuk menulis surat, tetapi juga sebagai pengolah data dan komunikasi data. Cepatnya kemajuan dalam bidang teknologi, seperti pemakaian sistem electronic data interchange (EDI) dalam dunia bisnis, pembukuan muatan kapal dan pesawat terbang, penyelesaian dokumen kepabeanan, serta berkembangnya informasi melalui internet, maka peranan personal computer saat ini semakin besar dan tidak lagi terbatas sebagai pengganti mesin ketik. Dengan demikian, personal computer menjadi alat yang penting dimiliki dalam usaha ekspor-impor.

3. Faksimile

Faksimile merupakan alat yang sangat praktis dan mudah yang bisa digunakan untuk keperluan mengirim-menerima surat. Begitu pula dalam kegiatan ekspor, faksimile menjadi alternatif tersendiri dalam surat-menyurat.

4. Surat Elektronik

Surat elektronik atau yang biasa disebut email merupakan teknik terbaru dalam menyampaikan pesan dengan jaringan komputer. Dengan surat elektronik, eksportir maupun importir bisa mengirim pesan ke seluruh dunia hanya dalam waktu beberapa detik. Oleh karena itu, penggunaan email jauh lebih praktis dan efisien daripada lainnya.

5. Amplop Surat dan Prangko

Amplop surat dengan nama perusahaan dan logo perusahaan yang estetik serta prangko diperlukan sebagai sarana untuk memperlancar korespondensi sekaligus merupakan sarana promosi bagi perusahaan Anda. Tidak semua surat dapat disampaikan dengan faksimile atau email.

Artinya, ada surat-surat tertentu yang bertujuan memperkenalkan lebih jauh tentang perusahaan kepada calon pembeli yang harus dikirimkan via pos. Maka dari itu, buatlah amplop surat semenarik dan selengkap mungkin.

6. PO BOX atau Alamat Kantor yang Jelas

Perusahaan ekspor-impor tidak memerlukan kantor berlokasi strategis. Sebab, carport office, home office, atau PO BOX pun sudah cukup sebagai alamat kantor. Dalam hal ini yang terpenting ialah mempunyai alamat yang jelas untuk pengiriman surat, nomor telepon yang dapat dihubungi 24 jam sehari dalam hubungan internasional, dan nomor faksimile internasional yang terbuka 24 jam sehari untuk memudahkan rekanan menghubungi Anda setiap waktu.

Penutup

Demikianlah beberapa peralatan dan perlengkapan yang harus dipersiapkan dalam keperluan administratif perusahaan Anda. Perlu diingat dan dipahami bahwa persiapan administratif sangat penting dalam mencapai kesuksesan bisnis ekspor.

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel